L’applicazione Aste eB2B è un sistema multilingua, utilizzato per organizzare l'intero processo di gara/asta, dalla domanda di offerta, attraverso la selezione dei fornitori, valutazione delle offerte iniziali, asta elettronica, con opzionali negoziati da concludere offline che permette di salvare nel sistema il definitivo accordo negoziato, con la clausola della necessità del rinnovo periodico.

Nel settore del B2B aste elettroniche permettono di raggiungere rapidamente risparmi misurabili, pur mantenendo un’alta qualità e trasparenza del processo di selezione dei fornitori in conformità con le regole del banditore. La pratica e la nostra esperienza dimostrano che i prezzi finali offerti nel procedimento con l'uso delle aste elettroniche sono inferiori a quelli offerti in forma tradizionale, anche notevolmente. Ciò è dovuto alla piena concorrenza e alla pressione del tempo cui sono sottoposti i partecipanti dell'asta, soprattutto nel momento del suo spareggio. La procedura dell'asta è trasparente e permette in ogni istante, on line, di rivedere il prezzo, e la posizione dell'offerente nel procedimento.

Il metodo standard di negoziazione richiede:

• molti incontri con lo stesso fornitore,
• tanto tempo,
• l'investimento di notevoli risorse umane, 
• necessità di immagazzinare tutte le informazioni fisicamente

La piattaforma di aste eB2B permette ai propri clienti  di archiviare tutti i documenti relativi a procedimenti in un unico luogo, compresa la corrispondenza e-mail. I clienti scelgono di utilizzare il sistema per fare domande circa l’offerta, per riunire tutte le offerte iniziali oppure per partecipare all'asta elettronica, o qualsiasi combinazione di queste fasi. Il sistema permette anche di prendere le decisioni in Commissione, di mantenere in segretezza alcuni allegati e le offerte presentate, di presentare le offerte in diverse valute, fornendo ai nostri clienti:

• riduzione dei costi
• eliminazione delle pratiche potenzialmente non etiche nell' azienda,
• riduzione dei costi e tempi dell'intero processo,
• il pieno controllo dell'asta e l'accesso a tutte le informazioni in qualsiasi momento.

Descrizione del funzionamento “dell’Asta eB2B”. L'organizzatore riceve la possibilità di accedere alla piattaforma, ricevendo un e-mail generata dal sistema. Accede al sistema, completa l’inserimento dei dati riguardanti l’azienda e le persone coinvolte. In seguito invita i fornitori a partecipare ai procedimenti futuri. Dopo gli inviti, l'organizzatore può già iniziare a creare domande d'offerta, gare o aste, rispettivamente parametrizzando le proprie esigenze. L'organizzatore stabilisce il tempo massimo per ogni fase del processo, introduce opzionalmente un’istituzione virtuale del comitato di gara, definisce gli oggetti dell'asta e le loro caratteristiche, prosegue uploudando i documenti richiesti per una determinata procedura, descrive i requisiti e le norme della procedura di gara. Fattori importanti nel bando di gara sono impostati richiedono distinzioni Sì / No determinando il tipo di siti di aste come per esempio asta inglese o asta francese.

Scegliendo il comitato di gara, l'organizzatore deve stabilire la modalità del processo decisionale dalla Commissione: come quella deve qualificare l'offerente alla fase successiva e come scegliere il vincitore della gara.
La scelta di multi-valuta permette agli offerenti stranieri, la presentazione delle offerte nella valuta locale. La scelta delle valute e il tasso del cambio di riferimento è fissato dell'Organizzatore.

L'organizzatore può opzionalmente caricare nel sistema un proprio regolamento, che deve essere approvato dagli offerenti che aderiscono alla procedura. Informazioni sensibili o di grandi dimensioni, possono essere scaricate dal server di eB2B, facoltativamente criptata. In base all'accordo di abbonamento, offriamo ai nostri clienti lo spazio sui dischi, permettendo loro di caricare e scaricare i documenti dal server FTP, per esempio per le specifiche di prodotti SWIZ, i piani di edifici, dati tecnici, foto, ecc. All'applicazione  può essere caricato qualsiasi numero di allegati, inclusi e-mail, raccogliendo tutta la documentazione in un unico luogo.

Il sistema al momento stabilito dall'organizzatore invia agli offerenti un invito a partecipare alla procedura. Può essere come una richiesta di informazioni RFI, prezzo RFP / RFQ, l'offerta iniziale o procedura di gara. L’offerente scarica tutti i documenti dal sistema, rispondendo presenta la sua offerta / risposta inserendo nel sistema i dati richiesti specificamente dall'Organizzatore. L'organizzatore o la commissione al momento stabilito da sé in precedenza, ritira i dati da tutti i candidati ed esegue l'analisi. Esiste la possibilità di escludere l'offerente o gli offerenti che non soddisfano i requisiti formali.

L'asta finale si svolge in tempo reale. L'organizzatore può vedere il corso dell'asta sul grafico selezionando la vista che lo interessa. Può contemporaneamente portare avanti una conversazione attraverso live-chat con gli offerenti. Alla fine del procedimento l'organizzatore o il sistema, a seconda del tipo di procedimento, informa sull'offerta vincente, che è il risultato della standardizzata e uniforme somma delle offerte ricevute. Dopo la procedura è disponibile un rapporto dell'asta in formato xls. L'organizzatore ha la possibilità di salvare nel sistema eB2B Aste i negoziati finali con il vincitore e la copia del contratto finale.

Impegno opzionale dei nostri consulenti nei processi di aste organizzati dai nostri clienti:

-  Outsourcing – pacchetto dedicato ai Cliente, che commissionano l'intero procedimento dell'asta all'eB2B. I nostri consulenti eseguono tutto il lavoro dalla scelta dei candidati, fino  alla scelta del vincitore, collaborando con i clienti durante ogni fase. Questo modello è consigliato ai clienti che stanno acquisendo esperienza o che svolgono aste complete. Questo modello è ideale per i nostri clienti premium, che fino al completamento dell'asta vogliono rimanere anonimi agli offerenti. Nel modello di outsourcing seguiamo il cliente in tutte le fasi della preparazione della procedura, prepariamo tutta la documentazione compresi i regolamenti, aggiungiamo i fornitori approvati, tutti i partecipanti, facciamo l'upload di documenti riguardanti l'appalto, provvediamo all'allenamento per entrambe le parti, insieme al cliente partecipiamo alla procedura fino alla scelta dell'offerta migliore. Opzionalmente possiamo effettuare un controllo delle procedure interne per la certificazione dei fornitori, condivisione delle responsabilità per quanto riguarda la coerenza con il SOX Act, controllo dei prezzi in gruppi selezionati;

-  Standard - pacchetto dedicato ai clienti abbonati. Aste in cui il ruolo dell'eB2B si limita alla scelta dei fornitori insieme al cliente, collocazione dei fornitori nel sistema "Asta eB2B" e formazione - la procedura di gara si svolge senza la nostra partecipazione. E’ la più comune forma di cooperazione con i nostri clienti. In questo pacchetto offriamo ai nostri clienti una serie di documenti standard da modificare, necessari per condurre l'asta, per la modifica, a seconda dei bisogni del cliente. Inoltre forniamo una formazione adeguata per l'Organizzatore e un corso tipo passo dopo passo agli offerenti, che presentiamo nella piattaforma d'asta. Offriamo la nostra conoscenza ed esperienza di collaborazione con i criteri stabiliti;

-  Applicazione - l’opzione include i clienti abbonati. eB2B fornisce solo l'applicazione e il cliente lavora in modo indipendente. Nella piattaforma è caricato il corso passo dopo passo, sia per l'organizzatore, sia per i fornitori. Il ruolo della eB2B Ltd. è di garantire il funzionamento della piattaforma secondo le condizioni concordate nel contratto di servizio SLA e relativi dati archiviali. In questa variante è compresa nel prezzo: la migrazione dei dati statici di tutti i fornitori, la configurazione della struttura del vostro reparto acquisti nel Gruppo, l'organizzazione della formazione/corso presso la vostra azienda e il servizio il supporto tecnico completo con la possibilità di modificare/sviluppare il sistema per soddisfare le vostre necessità (controllo dei contratti, interfaccia con SAP) senza spese aggiuntive.

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