Dans le cas de la présence d’une commission d’adjudication, l’organisateur peut en outre préciser le mode de prise des décisions sur la qualification des soumissionnaires aux étapes suivantes et de la sélection du gagnant.
L’organisateur peut permettre une procédure multidevise, où les soumissionnaires étrangers indiqueraient les montants en leur devise locale. Le choix des devises et des taux de change référentiels appartient à l’organisateurL’application eB2B Auction est un système multilingue de mise en œuvre des procédures d’appel d’offres, à partir de leur diffusion, à travers le choix des soumissionnaires jusqu’aux enchères en ligne, éventuellement conclues par des négociations hors ligne. Le montant final est ensuite introduit dans le système avec annotation de nécessité de renouvellement après une certaine période.
Dans le secteur du commerce électronique entre entreprises, les appels d’offres en ligne permettent d’obtenir rapidement des économies tout en gardant une haute qualité et transparence des procédures conformément aux conditions de l’organisateur. Nous pouvons confirmer à travers notre expérience que les sommes proposées lors de l’adjudication en ligne sont plus rentables que lors des procédures analogiques hors ligne, même après plusieurs prolongations; une efficacité que nous devons avant tout à l’ambiance de compétitivité et la pression du temps auxquelles sont exposés les soumissionnaires, surtout lors de la prolongation. La procédure d’appel d’offres est entièrement ouverte et permet de vérifier en direct les offres actuelles et les positions des soumissionnaires dans le classement.
La procédure traditionnelle hors ligne nécessite:
- plusieurs rendez-vous avec le même fournisseur
- une longue période de temps pour le déroulement de la procédure
- l’engagement d’un grand nombre de personnel
- l’archivage constant des pièces administratives sous forme matérielle
La plateforme d’appel d’offres eB2B Auction facilite le stockage de tous vos documents, courriel y compris, au même endroit. Il est de votre choix si le système servira à diffuser l’appel, collecter les offres, suivre les enchères en ligne, ou effectuer toute combinaison possible des différentes étapes. Notre système facilite aussi la prise de décision par la commission d’adjudication, le masquage des pièces jointes et des offres, et la soummission d’offres en devises étrangères, en permettant ainsi de:
- diminuer les frais
- supprimer les pratiques jugées immorales
- réduire les frais et le temps de mise en place de la procédure
- suivre le déroulement de la procédure et accéder librement toutes les informations liées à celle-ci.
Principe de fonctionnement de la plateforme eB2B Auction
L’organisateur reçoit d’abord un message de confirmation par courriel, suivant lequel il se connecte au système, où il complète les données statiques de son entreprise et des employés. Il invite les soumissionnaires à participer aux futurs appels d’offres. Il passe ensuite à la création d’un nouvel appel d’offres ou d’une enchère, en précisant à son gré les paramètres de la procédure : il désigne la durée maximale de chaque étape, décide éventuellement de la présence d’une commission d’adjudication, définit les produits de l’appel d’offres et le cahier des charges, télécharge les pièces administratives liées à la procédure et finalement, il précise les conditions générales de celle-ci. Il est aussi essentiel de définir les préférences fonctionnelles qui déterminent le type d’enchères (par exemple – enchère anglaise ou française) en choisissant « oui » ou « non »:
Dans le cas de la présence d’une commission d’adjudication, l’organisateur peut en outre préciser le mode de prise des décisions sur la qualification des soumissionnaires aux étapes suivantes et de la sélection du gagnant.
L’organisateur peut permettre une procédure multidevise, où les soumissionnaires étrangers indiqueraient les montants en leur devise locale. Le choix des devises et des taux de change référentiels appartient à l’organisateur
L’organisateur peut télécharger ses propres conditions générales devant être acceptées par tous les soumissionnaires. Les données sensibles ou de grande taille peuvent être téléchargées de notre serveur, éventuellement chiffrées. Il est possible de profiter d’un espace libre sur nos disques dans le cadre d’un contrat d’abonnement, nous garantissons alors accès au téléchargement par FTP des documents tels les cahiers des charges, les plans de bâtiments, les fiches techniques, les photos etc. Il n’y a aucune limite aux pièces jointes, ce qui permet de stocker tous les documents au même endroit.
Les invitations peuvent prendre différentes formes, voire un avis de préinformation soit une demande de prix ou de soumission d’offre. Le soumissionnaire télécharge alors tous les documents nécessaires et dépose sa réponse ou son offre en complétant les données dans l’application selon les indications de l’organisateur. L’organisateur ou la commission d’adjudication recueille ensuite, après une période définie, toutes les informations soumises et procède à leur analyse. Il est possible d’exclure les soumissionnaires n’ayant pas satisfait aux exigences formelles.
Les enchères finales sont effectuées en temps réel. L’organisateur suit leur progression sur un tracé, en choisissant la vue qui lui convient. Il peut mener simultanément une conversation par l’intermédiaire du webchat inclus dans l’application. La procédure une fois terminée, conformément au mode choisi, c’est l’organisateur ou le système qui indique l’offre gagnante, résultat d’un calcul uniforme de toutes les soumissions. Un suivi du déroulement de la procédure est disponible sous forme de fichier xls. L’organisateur a la possibilité de télécharger au système eB2B Auction un enregistrement des négociations avec le prestataire et d’y joindre une copie numérisée du contrat négocié.
Nos consultants peuvent éventuellement s’engager dans la gestion de vos appels d’offres:
• Externalisation – une solution dédiée aux bénéficiaires de nos services groupés souhaitant déléguer leurs procédures d’appel d’offres à nos consultants, qui effectueront désormais toutes les actions, à partir de la mise en œuvre de la procédure jusqu’à la sélection du gagnant, en coopération constante avec le client. Nous recommandons cette option en cas d’appels d’offres complexes – elle permet entre autres à notre client de rester anonyme jusqu’à la conclusion de la procédure. Lors de l’externalisation, nous assistons notre client tout au long de la préparation des procédures, en l’aidant à organiser son dossier, conditions y compris, nous ajoutons les soumissionnaires validés, nous téléchargeons les documents, nous organisons la formation aux deux parties, et finalement – nous supervisons l’enchère jusqu’au choix du prestataire. Nous pouvons aussi effectuer l’audit des procédures internes de certification des fournisseurs, le contrôle des tarifs dans les familles de produits choisies et la distribution des obligations dans le cadre de la conformité à Sarbanes-Oxley;
• Standard – une solution dédiée aux bénéficiaires de nos services groupés et par abonnement. Notre rôle est limité à l’assistance au client lors du choix du gagnant, l’introduction des données dans le système eB2B Auction et l’organisation de la formation – la procédure même se déroule sans notre participation. Cette forme de coopération est la plus courante. Dans cette variante, nous fournissons à nos clients un complet standard de documents nécessaires pour le mise en œuvre et la configuration des procédures. Nous assurons aussi la formation des représentants de notre client et un apprentissage pas à pas du prestataire à travers des consignes disponibles sur la plateforme. Nous mettons aussi à votre disposition tout notre savoir-faire et notre expérience selon les modalités de coopération définies;
• Application – une solution dédiée aux bénéficiaires de nos services par abonnement. eB2B fournit uniquement l’application, le client met en œuvre les procédures lui-même. Nous mettons à sa disposition la formation pas à pas téléchargée sur la plateforme – pour le client et son prestataire. Notre rôle est de garantir le fonctionnement du logiciel selon les modalités définies dans le SLA et les données archivées. Dans cette variante, l’abonnement comprend la migration des données statiques de tous les fournisseurs, la configuration de la structure de votre service achats à l’intérieur du Groupe, la formation ayant lieu dans le siège de votre entreprise et l’accès à l’assistance technique avec possibilité de modification/développement gratuit du logiciel selon vos besoins (suivi des contrats, interface d’accès au progiciel SAP)
Connectez-vous à eB2B Auction inscrivez votre entreprise et commandez une version test en remplissant ce formulaire.
