Die Anwendung eB2B Auction ist ein mehrsprachiges System, welches zur Veranstaltung eines gesamten Ausschreibungsverfahrens dient – Angebotsanfrage, Auswahl der Lieferanten, Bewertung der Anfangsgebote, elektronische Versteigerung. Optional kann das Verfahren durch offline Verhandlungen beendet werden – der ausgehandelte Vertrag kann im System gespeichert werden und ein Vermerk zur Erinnerung an die Notwendigkeit der periodischen Erneuerung beigefügt werden.
Im B2B-Sektor ermöglichen Online-Auktionen in kurzer Zeit beträchtliche Einsparungen zu erzielen, unter gleichzeitiger Erhaltung der hohen Qualität und Transparenz des Auswahlprozesses mit Berücksichtigung der Ordnung des Auktionsveranstalters. Die Praxis und unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass die endgültigen Preise, die im Verfahren unter Verwendung der elektronischen Auktionen geboten werden, geringer sind als bei der typischen Form, sogar im Vergleich mit mehrfachen Versteigerungen. Dies geschieht dank Sicherung der vollen Wettbewerbsfähigkeit und des Zeitdrucks, dem die Teilnehmer einer elektronischen Auktion ausgesetzt sind – besonders in der Verlängerungsphase. Der ganze Ausschreibungsprozess ist öffentlich und gibt die Möglichkeit einer sofortigen Online-Nachprüfung des Preises und welchen Platz die Bieter erreicht haben.
Der übliche Verhandlungsweg setzt Folgendes voraus:
- Viele Treffen mit dem gleichen Lieferanten
- Eine gigantische Ausdehnung der Zeitspanne für die Ausschreibung,
- Ein beträchtliches Engagement menschlicher Ressourcen,
- Die Notwendigkeit der physischen Informationsaufbewahrung.
Die Ausschreibungsplattform eB2B Auktion ermöglicht allen Kunden von eB2B sämtliche verfahrensbetreffende Dokumente an einem Platz aufzubewahren, inklusive E-Mail-Korrespondenz. Die Kunden entscheiden über die Verwendung des Systems zur Angebotsanfrage, Sammlung von Anfangsgeboten, Durchführung einer elektronischen Versteigerung oder zu einer beliebigen Kombination der genannten Phasen. Das System gibt die Möglichkeit kommissionsbasierte Entscheidungen zu treffen, Anlagen und Gebote heimlich zu machen, in vielen verschiedenen Währungen zu bieten. Unseren Kunden wird so Folgendes gewährleistet:
- Kostensenkung
- Eliminierung potenzieller unethischer Verhaltensweisen im Unternehmen,
- Verringerung des Kosten- und Zeitaufwands eines Verfahrens,
- Volle Kontrolle über den Verlauf einer Ausschreibung und Zugang zu sämtlichen Informationen, jederzeit.
Beschreibung der Funktionsweise der Plattform „eB2B Auktion“. Der Veranstalter bekommt die Möglichkeit sich einzuloggen, durch eine vom Auktionssystem vorher generierte E-Mail. Er loggt sich ins System ein, ergänzt entsprechende statistische Daten, welche die eigene Firma betreffen und die involvierten Personen. Danach lädt er Lieferanten ein, sich an zukünftigen Verfahren zu beteiligen. Nach der Einladung kann der Veranstalter mit der Kreierung einer Angebotsanfrage, Ausschreibung oder Versteigerung beginnen und dabei seine Vorstellungen ausdrücken. Er bestimmt die Zeitrahmen einer jeden Phase, kann optional eine virtuelle Ausschreibungskommission einführen, Produkte und deren Parameter definieren, nötige verfahrensbetreffende Dokumente uploaden, Voraussetzungen beschreiben und eine Ordnung für den Ausschreibungsprozess erstellen. Wichtige Elemente bei der Vorbereitung sind die „Ja/Nein-Einstellungen“, welche die Auktionsart beeinflussen: z.B. englische oder französische Auktion.
Sollte eine Ausschreibungskommission zum Einsatz kommen, entscheidet der Veranstalter über den Entscheidungsmodus der Kommission bezüglich der Qualifizierung des Bieters für die nächste Phase und der Wahl des Ausschreibungssiegers.
Die Unterstützung mehrerer Währungen kann auch aktiviert werden, wodurch ausländische Bieter in der eigenen Währung teilnehmen können. Die Wahl der Währungen und Referenzkurse, die im Verfahren unterstützt werden sollen, wird vom Veranstalter entschieden.
Der Veranstalter kann optional sein eigenes Reglement in die Plattform einlesen, welches später von den Bietern, die am Verfahren teilnehmen möchten, akzeptiert werden muss. Sensible oder große Informationen können vom eB2B-Server heruntergeladen, wahlweise auch verschlüsselt werden. Im Rahmen des Abonnement-Vertrags stellen wir unseren Kunden Speicherplatz zu Verfügung, mit Zugang zum FTP-Server und den Rechten zum Hoch- und Herunterladen von Dokumenten, wie z.B. Produktspezifikationen, Pflichtenhefte, Objektpläne, technische Daten, Fotos usw. Zur Anwendung kann eine beliebige Anzahl an Anhängen, auch E-Mails, hinzugefügt werden – so wird die komplette Dokumentation an einem Platz aufbewahrt.
Das System versendet automatisch Einladungen an die Bieter zur Teilnahme am Verfahren, wobei dies im entsprechenden, vom Veranstalter festgelegten Zeitpunkt geschieht. Dabei kann es sich um eine Anfrage für Information (RFI), für Preisvorschläge (RFP/RFQ), Abgabe eines Anfangsgebots oder ein Ausschreibungsverfahren handeln. Der Bieter lädt alle Dokumente vom System herunter, gibt sein Gebot ab bzw. antwortet, wobei er seine Daten in dem Programm hinterlässt, gemäß der vom Veranstalter festgelegten Voraussetzungen. Der Veranstalter bzw. die Ausschreibungskommission ruft die von allen Bietern hinterlassenen Daten ab und analysiert sie, innerhalb der sich auferlegten Zeitspanne. Es gibt die Möglichkeit Bieter zu deaktivieren, die formelle Voraussetzungen nicht erfüllt haben.
Die finale Auktion wird in Echtzeit durchgeführt. Der Veranstalter beobachtet den Verlauf auf einem Diagramm, wobei eine vorgezogene Ansicht gewählt werden kann. Er kann parallel ein Gespräch mit den Bietern führen – mit dem auktionsinternen Livechat. Nach Beendigung des Verfahrens informiert der Veranstalter oder das System, je nachdem um welches Verfahren es sich handelt, über das Siegesgebot, welches das Resultat einer einheitlichen Auswertung der eingegangenen Gebote ist. Nachdem das Verfahren beendet worden ist, wird ein Bericht über den Auktionsverlauf im xls-Format freigeschaltet. Der Veranstalter hat die Möglichkeit, die endgültigen Verhandlungen mit dem Sieger in eB2B Auktion zu speichern und einen Scan des ausgehandelten Vertrages beizufügen.
Optionales Engagement unserer Agenten in den Ausschreibungsverfahren von Kunden:
Ø Outsourcing – eine Variante an die Kunden gerichtet, die unser Paketangebot nutzen und die komplette Durchführung eines Auktionsverfahrens eB2B in Auftrag geben möchten. Unsere Berater befassen sich mit allen Tätigkeiten – von der Auswahl der Bieter bis hin zur Phase, in der ein Sieger feststeht – wobei mit dem Kunden in jeder Phase zusammengearbeitet wird. Dieses Modell empfehlen wird Kunden, die dabei sind Erfahrungen zu sammeln oder komplexe Auktionen durchführen. Es ist die ideale Lösung, wenn ein Kunde aus dem Premium-Segment bis zur Beendigung der Ausschreibung für die Bieter anonym bleiben möchte. Im Outsourcing-Modell stehen wir dem Kunden in allen Vorbereitungsphasen bei: Wir bereiten die komplette Dokumentation vor, darunter auch Regelements. Wir fügen akzeptierte Lieferanten, alle Teilnehmer hinzu, befassen uns mit dem Upload von Dokumenten, die mit der Ausschreibung verbunden sind, gewährleisten Schulungen für beide Seiten, nehmen gemeinsam mit dem Kunden am Verfahren teil – bis das beste Angebot ausgewählt wird. Optional können wir ein Audit der internen Prozeduren vorbereiten, welches sich auf die Zertifizierung der Lieferanten bezieht, eine Pflichtteilung zur Übereinstimmung mit dem Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOX) durchführen oder ein Preisaudit in bestimmten Warengruppen erstellen;
Ø Standard - eine Variante an Kunden gerichtet, die unser Paket- oder Abonnementangebot nutzen. Hierbei handelt es sich um Auktionen, wo sich die Aufgaben von eB2B auf die gemeinsame Auswahl der Lieferanten und deren Platzierung in eB2B Auktion beschränken. Auch eine Schulung wird gewährleistet, doch das Ausschreibungsverfahren selbst findet ohne unseren Anteil statt. Das ist die häufigste Form der Zusammenarbeit mit unseren Kunden. In diesem Paket bieten wir unseren Kunden ein Set von standardmäßigen Dokumenten, die nötig sind, um ein Auktionsverfahren und bedarfsgemäße Modifizierungen durchzuführen. Wir gewährleisten auch entsprechende Schulungen für den Veranstalter und eine Schritt-für-Schritt-Schulung für Bieter, welche in der Auktionsplattform bereitgestellt wird. Wir dienen mit unserem Wissen und unserer Erfahrung, gemäß den vereinbarten Kriterien für die Zusammenarbeit;
Ø Anwendung - die Variante umfasst Kunden mit einem Abonnement. eB2B stellt lediglich die Anwendung zu Verfügung, der Kunde führt die Arbeiten selbstständig durch. Zur Plattform werden Schritt-für-Schritt-Schulungen hochgeladen – sowohl für den Veranstalter als auch für die Bieter. Aufgabe von eB2B ist es die Funktionstüchtigkeit der Plattform zu gewährleisten – gemäß den im SLA (DGV) vereinbarten Voraussetzungen – und für entsprechende Archivdaten zu sorgen. In der Abo-Variante ist Folgendes im Preis enthalten: der Transfer von statistischen Daten aller Lieferanten, die Konfiguration der Struktur Ihrer Einkaufsabteilung in der Gruppe, Veranstaltung einer Schulung bei Ihnen in der Firma und voller technischer Support mit der Möglichkeit einer kostenlosen Modifizierung bzw. Entwicklung nach Ihren Vorstellungen (Vertragsbeobachtung, Interface für SAP)
Loggen Sie sich bei eB2B Auktion ein, registrieren Sie Ihre Firma und bestellen einen Test durch Ausfüllen des Formulars ( in English)
